Ärendehantering

I steg tre är vi redo för lite puls i verksamheten, nu kör vi igång ärendehanteringen. Det är nu alla åtgärder blir registrerade och klassade så att de går att följa upp, och kunderna får den återkoppling de så gärna vill ha.

Den drivande kraften bakom ärendehantering är nöjdare kunder och koll på vad som händer i beståndet. Har man haft en fungerande ärendehantering ett tag så har man också ett fint underlag för sin underhållplanering - man ser ju var behoven finns. I vår ärendehantering knyts hela verksamheten ihop till en enhet också. Kunder loggar in, entreprenörer hämtar jobb, förvaltarna övervakar statistiken och alla interna ärenden sköts i samma lösning.

 

Behovsanalys

Innan vi inför ärendehantering behöver vi veta vilka som kommer att bli inblandade i den. Vi tar också reda på vilka de långsiktiga målen är så att vi redan från starten kan få in rätt information på alla ärenden för en vidare uppföljning. Kunddialogen är också viktig, så vi går igenom den grafiska profilen och anpassar mailutskick och kundportal efter det. En kritisk punkt är den personal eller organisation som ska utföra alla arbeten, de är helt beroende av att ärendena kommer och kan avrapporteras på ett effektiv och korrekt sätt, så där gör vi en särskild behovsanalys.

 

Lösningar i L.E.B Krom

Gränssnitten i KROM sätts upp beroende på roll och behörighet så att alla parter ser sin del av verksamheten. Kunder ser bara sina ärenden, drifttekniker ser per geografiskt område, förvaltare per kundsegment, eller någon annan skärning. Ärenden kan också skickas till underleverantörer som ett så kallat SmartMail, vilket gör att när svaret kommer in så landar det snyggt o fint på ärendet - inga dubbla inkorgar. Tid och material noteras på ärendet som till sist kan vidarefaktureras kunden, om så önskas.

 

Vanliga frågor
  • Hur vet jag att jag har fått ett nytt ärende?
    • SVAR: Jobbar du ofta i systemet så ser du det på din att-göra lista. Är du sällan inne i systemet kan du få ett mail eller SMS.
  • Kan kunden se vad som händer med ärendet?
    • SVAR: Ja, i kundportalen visas alla ärenden och dialogen på dem också.
  • Kan tidrapporteringen på ärendet fungera som löneunderlag?
    • SVAR: Ja, och vi gör även integrationer till lönesystem.
  • Kan man se på ett ärende vad det har kostat, även leverantörskostnader?
    • SVAR: Du ser all tid och inknappat material. Vi kan även hämta kostnader från ekonomisystemets leverantörsreskontra som blir kostnader på det enskilda ärendet.
  • Kan jag fakturera direkt från ärendet?
    • SVAR: Ja, det finns fullt stöd för prislistor och kontering, attest och fakturering. Underlag skickas till ekonomisystemet på samma sätt som hyresavierna.
  • Går det att underlätta kommunikation med kunder och leverantörer?
    • SVAR: Ja, kunder kan till exempelvis felanmäla direkt på er hemsida utan inloggning. I bakgrunden skapas då ett ärende i L.E.B. Leverantörer kan också kommunicera enbart med mail. Deras svar kopplas till det pågående ärendet via funktionen SmartMail.